Mit einem Posteingangsstempel kennzeichnet ein Unternehmen oder eine Organisation ein Dokument, das es per Brief erhalten hat, und macht damit den Bearbeitungsprozess dieses Dokumentes transparenter. Das Dokument erhält als Minimum die zusätzliche Information, zu welchem Datum der Brief im Posteingang bearbeitet worden ist. Weitere Informationen können dem Posteingangsstempel hinzugefügt werden, beispielsweise welcher Mitarbeiter der Poststelle das Dokument bearbeitet hat oder an welche Abteilung oder an welche Sachbearbeitung das Dokument weitergeleitet wurde.