לבית הספר מגיעים ברכבת המכונה "הוגוורטס אקספרס". הרכבת יוצאת כל שנה ב-1 בספטמבר בשעה 11 בבוקר בדיוק, מרציף 9 ושלושה רבעים של תחנת קינגס קרוס. לאחר הגעת הרכבת לתחנת הוגסמיד (הכפר הקסום השוכן ליד הוגוורטס) מגיעים התלמידים לטירת הוגוורטס באמצעות כרכרות המובלות על ידי ת'סטראלים (סוסים מכונפים קסומים שנראים רק על ידי מי שחזה באדם ברגע מותו). תלמידי השנה הראשונה מגיעים לטירה על ידי חציית האגם הגדול שליד הטירה.

הוגוורטס הוא בית ספר שבע-שנתי, ותלמיד יכול להתחיל ללמוד בו אך ורק אם עבר את גיל 11. שמותיהם של כל התלמידים נרשמים בספר מיוחד עם עט נוצה קסום כבר עם לידתם, וההזמנה ללמוד בבית הספר מגיעה אליהם באמצעות דואר ינשופים (השיטה המקובלת להעברת מכתבים בספרים) עבור קוסמים ומכשפות, או באמצעות נציג בית הספר במקרה של תלמידים ממוצא מוגלגי (כלומר, משפחתם איננה מורכבת מקוסמים ומכשפות) שזקוקים להסברים נוספים על מהות המקום. בסוף כל שנה נערכות בחינות גמר, להן השפעה רבה על עתידו של התלמיד. בסיום השנה החמישית נערך השלב הראשון של בחינות הבגרות, שההצלחה בו קובעת את מגמות הלימוד המורחבות שאליהן יכול להירשם התלמיד. בסיום השנה השביעית נערכות בחינות הגמר הסופיות. כל הבחינות, למעט בהיסטוריה של הקסם, מורכבות מחלק תאורטי ומחלק מעשי.